新入社員向け教育マニュアルのキモとは?

新入社員の教育を進める上では、マニュアルの用意が不可欠です。
しかし、教育マニュアルの作成経験がない場合は、どのように作成すればいいのか悩むことも珍しくありません。

新入社員向けの教育マニュアルを作成するときは、含めるべき内容や作成するポイントを把握して、効果的なマニュアルを作成しましょう。
今回の記事では、新入社員教育でマニュアルを用意する重要性から含めるべき内容、作成時のポイントまでを解説します。
新入社員教育の実施方法も紹介するため、企業で人事・教育を担当している人は是非参考にしてください。
 

目次はこちら

 

新入社員教育でマニュアルを用意する重要性

新入社員教育でマニュアルを用意する重要性には、以下の2点が挙げられます。

・新入社員を即戦力の人材に育て上げるため
企業が新入社員に教育を実施する理由は、なるべく早く戦力として育ってもらうためです。マニュアルを作成することで、新入社員は自主的に学習を進められます。
新入社員が業務の全体像を前もって把握しておけば、教育担当が座学などで補足の教育を実施する場合において、より理解度が深まります。

・教育の質を均一にするため
新入社員の教育は、教育担当にとって負担が大きい仕事です。
特に新卒社員の場合、ビジネスマナーなど幅広い内容を教育する必要があり、中には複数人で教育を実施するケースもあるかと思います。
複数人で教育を実施する際にマニュアルがなければ、人によって教える内容が異なるケースが考えられます。その結果、新入社員が困惑してしまうこともあります。誰が教えても教育の質が均一になるよう、教育マニュアルを用意することは重要です。


 

新入社員の教育マニュアルに含めるべき内容

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新入社員の教育マニュアルでは、さまざまな内容を含めなければなりません。
中でも、必ず含めるべき内容は下記の5つです。

・基本的なビジネスマナー
・企業理念・ビジョン
・業務の全体像
・モチベーションの維持方法
・ITスキル

ここでは、それぞれの内容の詳細を解説します。
 

基本的なビジネスマナー

まず最初に教育するべき内容がビジネスマナーです。社会人として生きるためには、多くのビジネスマナーを守った上での行動が求められます。
正しい敬語の使い方や電話の取り次ぎに加えて、名刺の渡し方など、社会人としての自覚を持たせる内容を含めましょう。
また、「報告・連絡・相談」の重要性を伝えることも大変必要です。
 

企業理念・ビジョン

企業がどのような理念を持って存在しているのか、新入社員には必ず共有しなければなりません。
企業の一員として、新入社員にはどのような考えを持ちながら働いてほしいのか、必ず伝えるようにしましょう。
理念だけでなく、企業のビジョンの共有も欠かせません。企業の目指すビジョンが明確になっていることで、新入社員が持っておくべき方向性を統一できます。
 

業務の全体像

新入社員が担当する業務にはどのようなものがあるのか、全体像を記載してイメージしてもらえるようにしましょう。
全体像を記載するメリットには、自分が所属する部署だけでなく、ほかの部署に対する理解も深まることが挙げられます。
より詳細な業務手順に関する内容は、新入社員向けマニュアルに記載する必要はありません。
業務手順について詳しくまとめたマニュアルを別途用意し、教育を進めるようにしてください。
 

モチベーションの維持方法

新入社員はさまざまな面で苦労することが多く、モチベーションの維持が難しく感じてしまう場面も多々あります。モチベーションが低下すると業務の質に影響するほか、離職につながってしまう場合もあるため、モチベーションの維持方法を記載することが重要です。
実際に記載するときは、入社2〜3年目の社員の意見を参考にすると、新入社員にとって現実的な内容になるでしょう。辛いときはどのようにして乗り越えたのかなど、新入社員が悩みやすいポイントを扱うようにしてください。
 

ITスキル

社会人として仕事をする際は、基本的にパソコンを使用することがほとんどです。パソコンの基本的な操作方法に加えて、業務で使用するチャットツールなどがある場合は、使い方を記載しておきましょう。
スマホが普及した現在、パソコンを使用する機会が少なくなり、うまく操作できない新入社員もいます。ITスキルは必須であるため、実際に操作してもらうなどの対策も必要です。


 

わかりやすい教育マニュアルを作成するポイント

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わかりやすい教育マニュアルを作成したい場合は、3つのポイントを押さえた上で作成しましょう。
 

専門用語を使わない

新入社員向けの教育マニュアルで専門用語を使ってしまうと、新入社員が専門用語を調べるための時間がかかり、教育がうまく進まないことが考えられます。
新入社員・教育担当者のどちらにとっても負担が発生するため、専門用語を使わないようにしましょう。
専門用語を使わなければ説明が難しい内容のときは、用語の説明を付け加えることが重要です。用語の説明があれば調べる時間も発生しないため、わかりやすく親切なマニュアルになります。
 

わかりやすい構成にする

マニュアルを使った教育効果を高めるためには、構成にも配慮する必要があります。
ページ番号や目次を入れるなど、学習したい部分をすぐに見返せる構成であれば、新入社員も自分で学習を進めやすくなります。

よりわかりやすさを重視したい場合は、必要に応じて表やイラストなどを活用することがおすすめです。文字だけのマニュアルは、新入社員が苦痛に感じる場合があります。しかし、視覚的に見やすいマニュアルであれば学習意欲が高まり、よりよい教育効果を期待できます。
 

必要に応じて内容をアップデートする

教育担当者にとっては完璧に感じられる内容でも、教育を受ける側にとってはマニュアルの内容が不十分に映るケースもあります。新入社員への教育が一通り終わった後は、マニュアルの内容や見やすさなどのフィードバックをもらいましょう。
また、社会人として求められるITスキルなどは時代によって変化します。時代に合った内容のマニュアルにするためにも、マニュアルの内容を必要に応じてアップデートすることが重要です。
 

新入社員教育の実施方法

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新入社員教育の主な実施方法には、以下の3種類があります。

・集合研修
教育を受ける新入社員が1つの場所に集まり、座学を中心にして教育を実施する方法です。
一度で大人数に教育を実施できるため、教育担当者の負担が減るメリットがあります。コロナ禍の現在は、集合研修を見合わせる企業が多くなっています。

・OJT
OJTは座学の教育ではなく、実際に現場で実務を経験する方法です。OJTを定期的に取り入れると、座学の教育だけでは得られない知識や経験を得ることができ、新入社員の理解度が深まるでしょう。

・eラーニング学習
インターネットを利用して教育を実施したい場合は、eラーニング学習がおすすめです。
eラーニング学習ではインターネットを利用し、学習者はスマホやパソコンを使って学習を進められます。時間と場所を選ばずに学習ができるなど、多くのメリットがある教育方法です。
 

まとめ

今回は、新入社員教育でマニュアルを用意する重要性や含めるべき内容など、新入社員向け教育マニュアルのキモについて解説しました。
新入社員教育向けのマニュアルを作成するときは、即戦力として活躍してもらえるよう、実践的な内容を含めましょう。
また、マニュアルは一度作って終わりではなく、定期的にアップデートすることが重要です。

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